Yardımcı Personelin giriş yaptığı ilk ay Giriş Belgesi, TÜSEB Gizlilik Sözleşmesi, TÜSEB İş Sözleşmesi, Kimlik Fotokopisi, güncel öğrenci belgesi veya mezuniyet belgesi İlgili ayın bordrosu (bordroda kişiye ödenen net tutar ve kesintilerin tümü belirtilmiş olmalıdır), Ödeme Emri belgesi veya özel kurumlar için dekont TÜSEB’e iletilmelidir. İlk ayı takip eden diğer aylarda ise Giriş belgesi, kimlik fotokopisi ve TÜSEB sözleşmeleri hariç diğer tüm evrakların güncel halleri TÜSEB’e iletilmelidir. Çıkış yapılan ay mutlaka bursiyerin çıkış belgesi sunulmalıdır. (TBYS mali ekranda ilgili aylara bu belgeler yüklenmelidir.)
Yürütücü kurumda ilgili satın alıma dair tüm satın alma belgelerinin tümü sunulmalıdır. Yine Kamu kuruluşlarında (Kamu ihale kanuna tabi olduklarından), doğrudan temin evrakları istenmektedir. Fatura (faturadaki vergi kimlik numarası ile banka bildirim formundaki VKN numarası aynı olmalıdır. Doğrudan teminle alım yapıldıysa fatura “Piyasa fiyat araştırması yapılmıştır ve belirtilen taşınır malların muayene ve kabulü yapılarak tam ve kusursuz teslim alınmıştır” şerhi düşülerek imzalanmalıdır. Fatura üzerinde proje numarası ve TÜSEB ibareleri bulunmalıdır.), ödeme emri belgesi veya özel kurumlar için dekont TÜSEB’e sunulmalıdır. Fatura, ödeme emri veya dekont üzerindeki tutarlar aynı olmalıdır. Bütçe Dağılım Tablosunda belirtilen mal malzemeler harici bir alım yapılmamalıdır.
Bordro (mümkünse çeşitli ödemeler bordrosu), ödeme dekontu ya da ödeme emri belgesi sisteme yüklenmelidir.
Kurum hissesi yürütücü kurumun en üst düzey yetkilisinin onayı ile harcanmalıdır. Kurum hissesi harcaması yapılabilmesi için en üst düzey yetkili tarafından imzalanmış “Kurum hissesinin Ar-Ge faaliyetleri kapsamında harcanmasına onay veriyorum.” şeklinde dilekçenin TÜSEB’e sunulması gerekmektedir. Dilekçe haricinde harcamaya ait satın alma belgeleri, fatura ve ödeme emri ya da dekont yüklenmesi gerekmektedir.
Projenin yürürlükten kaldırılması veya iptal edilmesi durumunda karar, proje yöneticisi/yürütücüsüne ve kuruma bildirilir. Yürürlükten kaldırma veya iptal durumlarında proje kapsamında satın alınan dayanıklı taşınırlar ve bunların niteliğine bağlı olarak kalan sarf malzemeleri belirlenen süre içerisinde TÜSEB’e veya TÜSEB tarafından belirlenen ve benzer araştırmalar yapan diğer araştırmacıların hizmetine verilir. Buna ilişkin kanıtlayıcı belgeler TÜSEB’e sunulur. Bu durumda talebin yerine getirildiği hususunda projenin yürütüldüğü kurum tarafından TÜSEB’e yazılı olarak bilgi verilir. İptal edilen projede görev alan proje yöneticisi/yürütücüsü ve kusurlu araştırmacılara ödenen proje teşvik ikramiyeleri ilgili mevzuat çerçevesinde geri alınır ve bir ilâ beş yıl TÜSEB ile ilgili herhangi bir işte görev veya destek verilmez. Bu kişilerin yürürlükte olan diğer projelerdeki görevleri ve varsa TÜSEB tarafından yapılmış olan proje bazlı görevlendirmeleri sona erdirilir gibi hükümler, Proje Sözleşmesi, TÜSEB Yönetmelik ve Usul Esaslarındaki hükümler uygulanmaktadır.
B Grubu Ar-Ge çağrı grubu için desteklenen projelerde sonuç raporunuzu yüklemeniz için 2 ay süre bulunmaktadır. 1 ay ise proje hakeminin raporu değerlendirmesi ve Başkanlık yazıları için ayrılmıştır. Toplamda projenin sonlandırılması için sizlere ayrılan süre 3 ay olmaktadır.
Ek Süre, Yürütücü Değişikliği, Ek Bütçe, Bütçe Aktarım, Fasıl Aktarımı, VKN Değişikliği, Yürütücü Değişikliği ve Sonuç/Ara Raporlar için standart formlar TBYS ekranının en alt kısmında ve sitemizde yer almaktadır.
TBYS ekranına kaydolurken kişisel bilgilerinizi boş bırakmanız durumunda projeye ait ödeme evrakları kısmı yüklemeye açılmaz. Bu sebeple TBYS ekranında başta deneyim bilgisi olmak üzere bütün bilgilerinizin eksiksiz doldurulması gerekmektedir.