Projenin gerektirdiği yurt içi ve yurt dışı seyahatlere ilişkin idari işlemler Kurumun uygulamaları çerçevesinde gerçekleştirilir. Yurt içi ve yurt dışı seyahatlerde 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümleri uygulanır.
Kurum hissesi, projenin yürütüldüğü kurum yetkilisinin talebi ile Ar-Ge faaliyetlerinde (YMM ve banka teminat mektubu masrafları dahil) kullanılmak üzere, “Türkiye Sağlık Enstitüleri Başkanlığı Tarafından Desteklenen Projelerin Harcamalarının Gerçekleştirilmesine Dair Yönetmelik” çerçevesinde harcanır. Harcamaların mevzuata uygunluğu konusundaki sorumluluk Kuruma aittir. Harcamaların Ar-Ge kapsamında olması yönündeki sorumluluk Kuruma aittir.
Projenin harcama evraklarının yükleneceği alanı proje mali sorumlusu görebilmektedir. Bu konuyla ilgili mali sorumlunuzla irtibata geçmeniz ya da proje mali sorumluluğunu kendiniz yapmak istiyorsanız projenin TÜSEB mali sorumlusuyla irtibata geçip mali sorumlu olarak kendinizin tanımlanmasını talep edebilirsiniz.
Projede çalıştırılacak personele proje bütçesinde öngörülen tutarlar dâhilinde yapılacak ödemeler ile diğer yasal mali yükümlülükler, özel kuruluş/vakıf yükseköğretim kurumu tarafından proje bütçesinden gerçekleştirilmelidir ve bu tutarlardan yapılacak yasal kesintilere ilişkin yükümlülükler işveren sıfatı ile özel kuruluş/vakıf yükseköğretim kurumu tarafından yerine getirilmelidir ve süresi içinde ilgili kurumlara gönderilmelidir.
Bu ödeme, bir kişinin aynı anda birden fazla projede proje yürütücüsü olarak görevli olması durumunda en fazla iki, araştırmacı ve diğer personel olması durumunda ise en fazla dört proje için yapılır ve buna ilişkin usul ve esaslar Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Bu projelerde görev alan diğer proje personeline ve hizmetinden yararlanacak diğer kişilere proje sözleşmesinde belirlenen tutarlar üzerinden ödeme yapılır.
Projede uygulama yaptıkları ayı takip eden ayın ilk haftasında bursiyer ödemelerinin yapılması esastır. Proje yürütücüleri bursiyer ödemelerinin zamanında yapılması için her türlü tedbiri almaktan sorumludur. Bursiyer ödemelerinde, geçerli olmayan bir nedenden dolayı gecikme olması ve bu durumun TÜSEB’e bildirilmesi halinde TÜSEB tarafından gecikmenin gerekçeleri istenir. Bursiyer ödemelerinin yapılmasında ihmal, kusur ve suistimali olduğu anlaşılan proje yürütücüsü hakkında sözleşme ve ilgili mevzuat hükümlerine göre işlem yapılır.
Proje sözleşmesinde öngörülen mal ve hizmetlerin satın alınması talebi, proje yöneticisi/yürütücüsü tarafından yürütücü kurumdaki ilgili birime yapılır. Alımlar, 23/6/2010 tarihli ve 2010/646 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Sağlık Bakanlığı Tarafından 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü Maddesinin (f) Bendi Kapsamında Yapılacak İhalelere İlişkin Esaslar ile bu Yönetmeliğe göre gerçekleşir.
Doğrudan temin suretiyle yapılan satın almalara ilişkin düzenlenen fatura ve benzeri belgeler yürütücü ve/veya varsa araştırmacı ve/veya satın alma işlemini yürüten görevli tarafından “Piyasa fiyat araştırması yapılmıştır ve belirtilen taşınır malların muayene ve kabulü yapılarak tam ve kusursuz teslim alınmıştır” şerhi düşülerek imzalanır.Sözleşmede aksine hüküm bulunmaması halinde, proje kapsamında satın alınan taşınırlar, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde muayene ve kabulü yapılarak Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre projenin fiilen yürütüldüğü birimin envanter kayıtlarına alınır. Kayıtlara alınan dayanıklı taşınırlar, proje yürütücüsü veya uygun gördüğü bir proje personeli adına düzenlenecek taşınır teslim belgesi ile kullanıma verilir.
Bursiyerin giriş yaptığı ilk ay Giriş Belgesi, TÜSEB Gizlilik Sözleşmesi, Kimlik Fotokopisi, güncel öğrenci belgesi veya doktora mezuniyet belgesi, Müstahaklık belgesi, TÜSEB Bursiyer Bilgi Formu, İlgili ayın bordrosu (bordroda kişiye ödenen net tutar ve kesintilerin tümü belirtilmiş olmalıdır), Ödeme Emri belgesi veya özel kurumlar için dekont TÜSEB’e iletilmelidir. İlk ayı takip eden diğer aylarda ise Giriş belgesi, kimlik fotokopisi ve TÜSEB gizlilik sözleşmesi hariç diğer tüm evrakların güncel halleri TÜSEB’e iletilmelidir. Çıkış yapılan ay mutlaka bursiyerin çıkış belgesi sunulmalıdır. (TBYS mali ekranda ilgili aylara bu belgeler yüklenmelidir.)